(vibizmanagement – Quality) – Toyota, meskipun saat ini sedang mengalami kasus terkait dengan kualitas, namun harus diakui bahwa quality management Toyota telah menjadi role model bagi perusahaan-perusahaan besar lainnya. Salah satu metode penting yang digunakan di Toyota adalah kata. Kata ini bukan hanya sekedar metode, melainkan sudah terpatri menjadi habit dan culture yang dimiliki oleh karyawan-karyawan Toyota.
Kata berasal dari bahasa Jepang, yang berarti merupakan perilaku rutin, kebiasaan atau pola pikir yang dipraktikkan secara terus menerus. Pola perilaku ini tidak dapat dilihat secara kasat mata, namun ini merupakan bagaimana cara Toyota memimpin dan mengelola orang-orangnya.
Kata sendiri secara garis besar terdiri dari dua, yakni improvement kata dan coaching kata. Berikut ini adalah sekilas mengenai improvement kata dan coaching kata, yang lebih jelasnya dapat Anda baca di buku “Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results” karangan Mike Rother.
Improvement kata
Improvement kata adalah suatu pendekatan fundamental yang dilakukan Toyota dalam hal maju dan berkembang secara terus menerus pada seluruh penjuru organisasinya
Improvement kata merupakan rutinitas yang berjalan terus menerus, dengan urutan sebagai berikut:
1) menetapkan visi, arah dan target yang ingin dicapai di masa depan
2) memahami situasi dan kondisi yang berlaku saat ini
3) menetapkan target kondisi selanjutnya untuk mencapai visi yang telah ditetapkan
4) menjalankan langkah demi langkah dalam menuju target kondisi, selagi menghadapi berbagai rintangan yang harus diselesaikan, dan belajar dari rintangan tersebut.
Jadi, awalnya improvement kata ini berawal dari penetapan tujuan dalam jangka panjang, yakni kondisi ideal yang diinginkan dan bahkan mungkin tidak dapat tercapai. Ini berfungsi sebagai arah. Namun, sehari-hari improvement kata ini punya target yang jangka pendek juga lebih spesifik.
Biasanya, improvement kata ini diaplikasikan pada level proses. Pertama-tama diperlukan pemahaman mengenai kondisi yang berlaku saat ini, setelah melakukan observasi dan analisa. Setelah memahami betul mengenai kondisi yang berlaku sekarang, selanjutnya tetapkan target kondisi yang ingin dicapai selanjutnya.
Untuk mencapai target kondisi selanjutnya, maka tahap PDCA (Plan-Do-Check-Action) kemudian dijalankan. Dari sini, maka akan ditemui sejumlah rintangan, yang perlu diselesaikan supaya target kondisi bisa tercapai. Pada tahap PDCA ini juga terjadi proses learning terjadi secara terus menerus, hingga kemudian target kondisi tercapai. Tahap-tahap dalam improvement kata ini terus menerus berjalan, continuous improvement, hingga kemudian tujuan jangka panjang (visi) tercapai.
Dengan adanya improvement kata ini, maka karyawan-karyawan Toyota melihat masalah bukan sebagai sesuatu yang buruk, melainkan sesuatu yang memang sudah diperkirakan untuk muncul, dan menjadi peluang untuk meningkatkan proses supaya lebih baik lagi.
Improvement kata bukan hanya sekedar prinsip, metode dan tools saja, melainkan sudah terpatri sebagai pola perilaku rutin yang dilakukan oleh semua orang di Toyota sehari-hari. Untuk bisa sampai ke level ini, maka diperlakukan praktek terus menerus, hingga mengubah pola pikir, yang kemudian otomatis mengubah pola perilaku. Improvement kata ini memungkinkan orang untuk memahami situasi juga memecahkan masalah dengan baik.
Banyak perusahaan yang berusaha meniru cara Toyota namun gagal. Hal ini disebabkan karena mereka terlalu fokus pada menetapkan target, metrik, skema insentif dan lainnya. Sementara itu, Toyota punya fondasi yang baik karena sudah mendorong orang-orang di dalamnya untuk terus menerus beradaptasi secara kontinu (continuous improvement) melalui improvement kata.
Coaching kata
Setelah mempelajari mengenai improvement kata, mungkin terlintas dalam benak Anda, bagaimana improvement kata diajarkan kepada seluruh orang di Toyota? Lalu bagaimana supaya mereka benar-benar menggunakan improvement kata dalam pekerjaan? Bagaimana bisa memastikan bahwa improvement kata dijalankan dengan benar? Lalu bagaimana improvement kata bisa diteruskan dari generasi ke generasi?
Improvement kata merupakan pola perilaku yang dipelajari melalui praktik secara terus-menerus dan berulang. Sehingga, dari sekedar praktik yang berulang, kemudian menjadi habit, yang kemudian terpatri menjadi culture penting di Toyota.
Setiap saat, improvement kata diajarkan oleh para manajer dan pemimpin di Toyota. Bagi pemimpin tim dan kelompok, pengajaran ini bisa menghabiskan lebih dari 50% dari waktu kerja, sementara bagi manajer yang posisinya lebih tinggi juga bisa mencapai 50% dari waktu kerja. Dan mengajarkan ini juga sudah menjadi bagian dari penilaian kinerja manajer/pemimpin, sehingga juga menentukan gaji, bonus dan promosi mereka nantinya.
Lalu apakah berarti pengajaran ini mengakibatkan pekerjaan terbengkalai? Tidak, karena di Toyota, belajar dan bekerja tidak ada bedanya. Para pengajar, yakni manajer dan pemimpin, mengobservasi dan mengajari anak buahnya selagi mereka melakukan aktivitas operasinya hari ke hari. Jadi, pembelajaran langsung diperoleh di tempat kerja secara langsung. Masalah bisa langsung dianalisa dan diselesaikan di tempat, di bawah panduan dari manajer/pemimpin.
Setiap orang di Toyota punya mentor, yakni orang yang lebih berpengalaman yang memberikan panduan secara aktif dalam hal melakukan process improvement maupun situasi terkait pekerjaan. Sementara, mentor itu sendiri juga punya mentor lain lagi. Mentor ini tidak harus supervisor, melainkan bisa saja orang lain, tergantung dengan aktivitas apa yang sedang dikerjakan maupun kebutuhan saat itu.
Sepanjang waktu, mentor memandu mentee untuk mengaplikasikan improvement kata melalui dialog antara mereka. Misalnya, ketika sedang menilai suatu situasi, mengembangkan target kondisi, melakukan PDCA, dan rutinitas lainnya. Namun, yang jelas tugas seorang mentor bukanlah sekedar memberitahu dan mengajarkan, melainkan untuk mendorong mentee untuk memperoleh temuannya sendiri di bawah panduan dia. Jadi meskipun mentor memandu, ia hanya memancing mentee untuk berpikir menggunakan improvement kata. Mentee belajar melalui insight yang diperolehnya sendiri. Mentee memang yang melakukan pekerjaannya, namun mentor yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan mentee. Jadi, jika mentee gagal, mentornya juga gagal.
Selama belajar, mentee melakukan learning by doing dan dibiarkan untuk melakukan kesalahan-kesalahan kecil, selama dampaknya tidak signifikan. Sementara itu, mentor memberikan input-input yang diperlukan oleh mentee, tanpa harus memberikan jawaban secara langsung, melainkan memandu saja. Dalam proses tersebut, mentor menentukan skill apa yang perlu ditingkatkan oleh mentee, dan membantu dalam mengasahnya.
Improvement kata dan coaching kata inilah yang membedakan Toyota dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Kata ini begitu terpatri dalam diri tiap karyawan, sehingga memungkinkan mereka untuk terus menerus belajar, dan melakukan process improvement secara kontinu, dalam rangka memenangkan persaingan di pasar.
RP/RP/Sumber: Toyota Kata |
